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Ampeln in MS Project

Projektmanagement ist vor allem Kommunikation. Projekt-Gremien und Steering-Groups lieben Status-Ampeln. Sie erlauben einen raschen und einfachen Überblick, was denn so im Projekt los ist. Microsoft Project bietet von sich aus leider keinen sog. RAG (Red/Amber/Green) Status. Mit ein paar einfachen Handgriffen lassen sich jedoch auch in MS Project die einzelnen Tasks über ein Dropdown-Feld mit einem Status hinterlegen. Wie das in Project 2013/2016 geht, zeigen wir euch im folgenden Beitrag.


Wir starten mit einem neuen Projekt in der Gantt-Darstellung. Anschließend klicken wir mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenbezeichnungen und öffnen so das Kontextmenü. Dort wird der Punkt „Benutzerdefinierte Felder“ angeklickt und geöffnet. 

Spaltenauswahl in MS ProjectSpaltenauswahl in MS Project

Im neuen Fenster (links) wählen wir oben ein beliebiges Feld aus und benennen es z.B. auf Ampeln um. Mit einem Klick auf „OK“ sind wir fertig. Anschließend wählt man unter dem Punkt „Benutzerdefinierte Eigenschaften“ den zweiten Radiobutton aus und klickt auf "Suche…" Im neuen Fenster werden in der Spalte „Wert“ die später gewünschten Werte für die jeweiligen Status eingetragen. Tipp: Je sprechender die Bezeichnungen, umso einfacher ist die Verständlichkeit auch für Projektfremde. Das Fenster wird danach geschlossen.

Benennung der FelderBenennung der Felder

Definition der möglichen FeldwerteDefinition der möglichen Feldwerte


Es fehlen uns noch die Farben der Ampeln. Dazu wird ganz unten wieder der zweite Radiobutton aktiviert und auf den Button „Grafische Symbole…“ geklickt. In diesem Fenster erfolgt nun die Zuordnung der zuvor definierten Projekt-Status zu den Ampelfarben bzw. Symbolen. Der logische Operator in der ersten Spalte ist immer „GLEICH“ – in der Spalte „Wert(e)“ werden die von euch definierten Bezeichnungen eingetragen.

Zuordnung SymboleZuordnung Symbole


Als nächsten Schritt wählt ihr in der Spalte „Bild“ das gewünschte Symbol für euren Status aus. Der Einfachheit halber verwende ich die erwähnte RAG-Darstellung (OK … Grün, Warning … Orange, Critical … Rot). Das Fenster mit OK schließen. Nun muss diese Spalte nur noch eingefügt werden.

Auswahl der AmpelfarbenAuswahl der Ampelfarben


Dazu wieder auf eine beliebige Spalte mit rechts klicken und über „Spalte einfügen“ das von euch definierte Feld „Ampeln“ einfügen. Ihr habt nun eine neue Spalte mit der gewählten Bezeichnung und könnt in dieser den RAG-Status über ein simples Dropdown-Menü für jede Aktivität im Projektplan setzen.

Einfügen der neuen Spalte und DropdownmenüEinfügen der neuen Spalte und Dropdownmenü

Unabhängig von der gewählten Darstellung ist es notwendig vorab zu definieren, was unter den jeweiligen Farben bzw. Projekt-Status zu verstehen ist. Diese Definition klingt trivialer, als sie tatsächlich ist. Eine gelbe Ampel bedeutet für das Betrachtungsobjekt Kosten etwas völlig anderes, wie eine gelbe Ampel bei Terminen. Diese Definition sollte idealerweise zu Projektbeginn erfolgen. Die Projekstart-Phase eignet sich dafür hervorragend.

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