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­čÖî Virtual Open Space - Nichts f├╝r Angsthasen! ­čÉ░

online-openspace-report

Online Workshops funktionieren auch mit dutzenden Teilnehmenden. Wer jetzt noch Angst davor hat, dem m├Âchte ich sie mit diesem Artikel versuchen zu nehmen oder zumindest Lust auf mehr zu machen. ­čśÄ Der Blogartikel ist deshalb etwas ausf├╝hrlicher und beschreibt die Umsetzung eines virtuellen Open Space mit Teilnehmern verteilt ├╝ber den ganzen Planeten. ­čîŹ Konkretes Thema war hier die Weiterentwicklung einer Teamvision und eine Verbesserung der Zusammenarbeit. Los gehts!

Alle Teilnehmenden waren online dabei - teilweise ohne sich jemals pers├Ânlich gesehen zu haben.┬áOpen Space ist ein schon lange bew├Ąhrtes Format, dass auch mit weit mehr als 200 Personen problemlos umgesetzt werden kann. Dabei vertrauen wir auf die Teilnehmenden, ihre Kompetenz und kreativen Kraft. Das Ziel dabei ist die gemeinsame L├Âsung bzw. Bearbeitung komplexer Fragestellungen, wie sie zum Beispiel am Beginn Agilen Transformationen oder ganz generell Ver├Ąnderungsvorhaben stehen.

Wichtigste Voraussetzung ist nicht wie vermutet die Vorbereitung, sondern die absolut freiwillige Teilnahme. Die eingesetzten Tools waren Zoom (auf die Gr├╝nde komme ich noch) und das Onlinewhiteboard Miro. Das Open Space Event war ein voller Erfolg!┬áAber genug der Theorie. Was hat sich nun bew├Ąhrt f├╝r uns?

Freiwillige Teilnahme und Agile Prinzipien & Werte

Menschen, die sich freiwillig auf eine Sache einlassen werden daf├╝r ihr ganzes zur Verf├╝gung stehendes Potential und ihre Energie einsetzen. Die bedingungslose Freiwilligkeit stellt sicher, dass nur jene kommen, die auch wirklich einen Beitrag leisten wollen und dann auch werden. Neben dem klaren Hinweis auf die Freiwilligkeit (ohne Sanktionen bei Nichterscheinen) wurde auch das ├╝bergeordnete Thema des Open Space (z.B. Agile Transformation) klar kommuniziert und erkl├Ąrt. Verschickt wurde das Ganze einige Wochen vorab vom Sponsor des Open Space via Mail.

Daneben gab es eine simple Regel: Jede Ma├čnahme ist erlaubt, so lange sie dem Geist der Agilen Werte & Prinzipien folgt.

Keep it simple und Onboarding

Die zwei erw├Ąhnten Tools - Zoom + Miro Whiteboard - reichen meist und funktionieren sehr gut. Im Vorfeld noch der Mailclient der Wahl - hier Outlook. Die eingesetzten Tools waren so niederschwellig wie m├Âglich eingerichtet. Zus├Ątzlich gab es ein kurzes "Onboarding" vor dem eigentlichen Workshop inkl. Toolcheck. Dieser enthielt interaktive Elemente , um die Tools spielerisch kurz kennenzulernen. Startschwierigkeiten lie├čen sich so verhindern.

Alle TeilnehmerInnen verwendeten aktivierte Webcams, um so die Interaktion zu erleichtern und um sich gegenseitig buchst├Ąblich ein Gesicht zu verleihen. Neben dem Toolcheck ­čŤá wurden auch die Funktionsweise von Open Space und den damit verbundenen, wenigen Regeln erl├Ąutert und Fragen dazu beantwortet. Und dann ging es auch schon los - ohne weitere Einmischung oder Steuerung.

Umfassende Vorbereitung des verwendeten Whiteboards und Generalprobe Breakoutrooms

F├╝r jedes Subthema wurden vorab sog. Breakoutr├Ąume in Zoom und Arbeitsbereiche am Whiteboard in Miro erstellt. Damit wurden physische R├Ąume simuliert. Die Diskussionen und Ergebnisse wurden an den Boards mithilfe von Lean Coffee strukturiert moderiert, bearbeitet und dokumentiert. Zoom erlaubt die Nutzung von dynamischen Breakout-Rooms. Anders als bei MS Teams konnten die Teilnehmer selbst zwischen den vorbereiteten R├Ąumen wechseln. Jeder Raum war vollst├Ąndig selbstorganisiert. Daneben gab es auch einen "Kaffeeraum" in den sich Teilnehmer zur pers├Ânlichen Pause zur├╝ckziehen und mit anderen ungest├Ârt plaudern konnten.

Fokus auf Visualisierung  und die Tools ausreizen

Erlaubt ist, was funktioniert! Wir Menschen sind visuelle Wesen. Farben, Memes, Videos oder Bilder lockerten die Boards auf und machten es einfacher zu guten Ergebnissen zu kommen. Je mehr Visualisierung, umso besser. Text wurden nur dort eingesetzt, wo es unbedingt notwendig war. Die Tools bieten tolle M├Âglichkeiten zur sozialen Interaktion. Seien es Emojis, Umfragen oder Timer. Sehr vieles wurde genutzt und ausprobiertÔÇŽkeine Scheu vor Experimenten!

Aufteilung in Arbeitsphasen und Pausen inkl. kurzer Feedbackrunden (ggf. via Zoom)

Das Open Space wurde in mehrere Arbeitsphasen und Pausen strukturiert. Die Arbeitsphasen dauerten jeweils 90 Minuten. Zwischen den Arbeitsphasen waren Pausen und kurze Feedbackrunden eingeplant. Alles andere war selbstorganisiert durch die Teilnehmenden.

Am Ende aller Arbeitsphasen wurden die Ergebnisse der einzelnen Sessions durch die Sessionowner oder andere Teilnehmer allen anderen pr├Ąsentiert und diskutiert. Fragen wurden so rasch gekl├Ąrt. Am Ende standen gemeinsam operationalisierte Ma├čnahmen, um beim ├╝bergeordneten Thema voran zu kommen. Die Ma├čnahmen wurden von allen mitgetragen, da jede und jeder eingebunden war. Ein unsch├Ątzbarer Vorteil von Open Space!

Professionell aber durchaus mit Humor an die Sache herangehen

V├Âllig egal ob remote oder onsite - Open Space soll und darf Spa├č machen. Mit Humor werden Menschen kreativer, lockerer und mutiger. Daher wurde auch hier die Moderation, Visualisierungen, Interaktionen so gew├Ąhlt, dass es nur nie bierernst zuging. Gerade Memes bzw. die Internetkultur bieten hier vielf├Ąltige M├Âglichkeiten. ­čśë

Abschluss

Den Abschluss des Open Space bildete eine freiwillige und lockere Erkenntnis- bzw. Feedbackrunde ­č¬Ĺ aller TeilnehmerInnen. Die gesammelten Ergebnisse inkl. vereinbarten Ma├čnahmen des Open Space wurden anschlie├čend vom Sponsor via Mail an alle Teilnehmenden verschickt. Auch dadurch wurde die Relevanz des Events deutlich gemacht - und auch hier wurden die Ma├čnahmen nicht delegiert, sondern freiwillig von wirklich Interessierten ├╝bernommen. Die Umsetzung war so garantiert und erfolgte ebenso agil, wie das Event.

Fazit

Online Open Space funktioniert und ist effizienter, als onsite Veranstaltungen, wenn sie professionell und gut durchdacht vorbereitet werden. Das Manko der fehlenden pers├Ânlichen Anwesenheit wird durch den Einsatz von Webcams, der geringeren Gesamtdauer und vielf├Ąltigen Interaktionsm├Âglichkeiten deutlich reduziert. Die Menschen werden abgeholt und niemand bleibt alleine. Und der Spa├č kam auch nicht zu kurz - gerade bei so intensiven Workshop enorm wichtig. ­čą│ Das interaktive und selbsorganisierte Format schafft Raum und M├Âglichkeiten echte Ver├Ąnderungen herbeizuf├╝hren. Deshalb darf es auch nicht nur bei einem Open Space bleiben. Hier gilt mehr den je: Einmal ist (fast) keinmal.

 

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