Produktivitätsturbo Kanban in der IT!

Der Arbeitsumfang steigt, die verfügbare Zeit bleibt gleich. Was tun? Europas Antwort auf die Herausforderungen ist die (notgedrungene) Steigerung der Produktivität. Also mehr Leistung in derselben Zeit.
In der IT lässt sich durch das agile Kanban eine deutliche Produktivitätssteigerung herbeiführen. Wie? Ganz einfach: In dem wir weniger, gleichzeitig tun! Klingt nach Voodoo, wie kann das funktionieren?

Länger bekannt ist die schlichte Tatsache, dass mentales Multitasking eine Erfindung von Buchautoren, Männermagazinen und grenzenlosen Optimisten ist. Das menschliche Gehirn (ja genau – unseres) arbeitet sequenziell, sprich im Modus „eins nach dem anderen“! Man konnte ja auch früher schon schlecht zwei Mammuts gleichzeitig erlegen ;-). Weshalb versuchen wir dann in der Wissensarbeit immer wieder höhere Leistung durch Multitasking zu erreichen? Die parallele Arbeit an mehreren Tasks ist zumindest die Garantie für schlechte Qualität! Wenn wir uns auf eine Sache konzentrieren und diese abschließen, sind die Ergebnisse nachweislich besser. Genau hier setzt Kanban an – wir begrenzen die maximale, gleichzeitig im System erlaubte Arbeit.

Das agile Prozessframework Kanban bietet Prinzipien und Praktiken an, um den täglichen IT-Betrieb als auch IT-Projekte besser und vor allem smarter, sprich sequenzieller zu organisieren. Durch die Visualisierung und Strukturierung des Arbeitsflusses, bei gleichzeitiger Begrenzung der maximalen Arbeitsmenge lassen sich außergewöhnliche Ergebnisse erzielen (und ganz nebenbei sind Service Desk und Admins nicht mehr chronisch überlastet). Durch die Visualisierung der Arbeit mit einfachen Post-its wird Transparenz und objektive Kommunikation möglich. Erfahrungsgemäß lässt sich Kanban in kürzester Zeit einführen – bestehende Prozesse, Rollen und Funktionen werden übernommen. Bewährt hat sich die Entwicklung des Kanban-Systems auf einem Whiteboard nach den folgenden Schritten:

1) Identifikation der Stakeholder / Wo kommt die Arbeit her, wo landen Ergebnisse?

2) Festlegung der Arbeitstypen auf Basis der Erkenntnisse von Punkt 1. Sie bilden die vertikal angeordneten Bahnen oder Swimlanes.

3) Horizontale Abbildung der sequenziellen Prozessschritte je Arbeitstyp (z.B. Analyse, Test, Implementierung…).

4) Konsolidierung der Prozessschritte bei mehreren, verschiedenen Arbeitstypen (z.B. Tickets, Projektaufgaben …).

5) Entwicklung und Definition von Ticket-Serviceklassen (z.B. Reguläre Tickets, Beschleunigte Tickets …).

6) Umgang mit White Noise (die geliebten 5min. Aufgaben…).

7) Begrenzung der Arbeit sprich der Anzahl an Post-It je Prozessschritt durch sog. Work in Progress Limits.

8) Dokumentation und Freigabe des definierten Systems.

Ist das Kanbanboard fertig, kann sofort mit der produktiven Verwendung begonnen werden. Kanban kennt und nutzt verschiedene Meetings, Kommunikationsformen und Metriken, um das Board zu fühlen und zu managen. Gleichzeitig ist es dabei wesentlich leichtgewichtiger als das ebenfalls agile Scrum. Vor der Einführung bieten und empfehlen wir unseren Kunden stets die Durchführung von Kanban Trainings, um bei Mitarbeitern das notwendige Wissen und zu verankern und eine Kaizen Kultur zu ermöglichen.