🚦In 3 Schritten zu Ampeln in MS Project💪

Ampeln bzw. Ampel-Status dienen im Projektmanagement vor allem der raschen Kommunikation. Projektgremien und Steering-Groups lieben Status-Ampeln. Sie erlauben einen raschen und einfachen Überblick, was denn so im Projekt los ist. Microsoft Project bietet von sich aus leider keinen sog. RAG (Red/Amber/Green) Status. Mit ein paar einfachen Tricks lassen sich jedoch auch in MS Project die einzelnen Vorgänge bzw. Tasks über ein Dropdown-Feld mit einem Ampel-Status hinterlegen. Damit kann sehr rasch sichtbar gemacht werden, wie es um den einzelnen Vorgang oder das Arbeitspaket steht. Das ganze klappt für jede Art von Vorgang, also auch für Meilensteine. Wie das in Project 2013/2016 funktioniert, zeigen wir euch im folgenden Beitrag.

1) Felder für Ampeln erstellen

Wir starten mit einem neuen MS-Project Projekt in der Gantt-Darstellung. Dieses Projekt speicherst du gleich ab, damit nichts verloren geht. Empfehlenswert ist zuerst mit einem leeren Projekt zu beginnen und es nicht gleich beim Projektplan für das 5 Millionenprojekt zu testen 😉. Anschließend klicken wir mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenbezeichnung und öffnen so das Kontextmenü. Dort wird der Punkt „Benutzerdefinierte Felder“ angeklickt und geöffnet. 

Im neuen Fenster (links) wählen wir oben ein beliebiges Feld aus und benennen es z.B. auf Ampeln um. Mit einem Klick auf „OK“ sind wir fertig. Anschließend wählt man unter dem Punkt „Benutzerdefinierte Eigenschaften“ den zweiten Radiobutton aus und klickt auf „Suche…“ Im neuen Fenster werden in der Spalte „Wert“ die später gewünschten Werte für die jeweiligen Status eingetragen. Tipp: Je sprechender die Bezeichnungen sind, umso einfacher ist die Verständlichkeit auch für Menschen, die nicht jeden Tag mit diesem Plan arbeiten. Das Fenster wird danach geschlossen.

2) Definition der Ampel-Farben und Statusbezeichnungen

Es fehlen uns noch die Farben des jeweiligen Status. Dazu wird ganz unten wieder der zweite Radiobutton aktiviert und auf den Button „Grafische Symbole…“ geklickt. In diesem Fenster erfolgt nun die Zuordnung der zuvor definierten Projekt-Status zu den Ampelfarben bzw. Symbolen. Der logische Operator in der ersten Spalte ist immer „GLEICH“ – in der Spalte „Wert(e)“ werden die von euch definierten Bezeichnungen eingetragen.

Als nächsten Schritt wählt ihr in der Spalte „Bild“ das gewünschte Symbol für euren Status aus. Der Einfachheit halber verwende ich die erwähnte RAG-Darstellung (OK … Grün, Warning … Orange, Critical … Rot). Es können natürlich auch mehr Status definiert werden, wobei das nicht unbedingt der Übersichtlichkeit dient. Das Fenster mit OK schließen. Nun muss diese Spalte nur noch eingefügt werden.

3) Ampel Spalte einfügen

Dazu wieder auf eine beliebige Spalte mit rechts klicken und über „Spalte einfügen“ das von euch definierte Feld „Ampeln“ einfügen. Ihr habt nun eine neue Spalte mit der gewählten Bezeichnung und könnt in dieser den RAG-Status über ein simples Dropdown-Menü für jede Aktivität im Projektplan setzen. Initial ist es empfehlenswert nicht gleich alle Arbeitspakete bzw. Vorgänge mit einem Status zu hinterlegen, sondern nur jene, die in der aktuellen Phase relevant sind.

Unabhängig von der gewählten Darstellung ist es notwendig vorab zu definieren, was unter den jeweiligen Farben bzw. Projekt-Status zu verstehen ist. Diese Definition klingt trivialer, als sie tatsächlich ist. Eine gelbe Ampel bedeutet für das Betrachtungsobjekt Kosten etwas völlig anderes, wie eine gelbe Ampel bei Terminen. Diese Definition sollte idealerweise zu Projektbeginn erfolgen. Die Projekstart-Phase eignet sich dafür hervorragend.

Am Schluss muss eine neue Spalte eingezogen und anzeigt werden. Dazu wie im Bild oben dargestellt zuerst eine neue Spalte einfügen. Wo du diese platzierst, ist ganz egal. Dann auf die Spalte klicken und das neue Feld (hier „Ampeln“) auswählen. In dieser neuen Spalte kannst du nun jeden einzelnen Vorgang mit einem Status ergänzen. Das funktioniert natürlich auch für Meilensteine. Dadurch gewinnt jeder Plan an Transparenz und lässt sich besser als Kommunikationsinstrument nutzen. Ein Beispiel siehst du unten.

So einfach lassen sich Ampeln erstellen. Viel Spaß bei der besseren Übersicht mit 🚦.