Meetingsucht: Wie du dem endlosen Morast entkommst

Kennst du das Gefühl, wenn dein Kalender von früh bis spät mit Meetings vollgestopft ist? Du aber am Ende des Tages das Gefühl hast, nichts wirklich geschafft zu haben?🥵 Wenn jedes Thema – vom Statusupdate bis zur Kaffeebestellung – gefühlt in einer Besprechung enden muss? Dann leidet dein Unternehmen vielleicht an „Meetingsucht“. In manchen Firmen ist das Phänomen kaum vorhanden, während es in anderen regelrecht eskaliert.🤯 Was sind die Gründe für diesen Meeting-Wahn und wie lässt er sich eindämmen? In diesem Artikel beleuchten wir die häufigsten Ursachen für Meetingsucht. Wir geben dir mindestens fünf konkrete Lösungswege an die Hand, um aus diesem Teufelskreis auszubrechen. 😎

Was ist Meetingsucht?

Meetingsucht beschreibt die Tendenz, für jede noch so kleine Abstimmung ein Meeting einzuberufen – meistens, weil es Teil der Unternehmenskultur geworden ist oder weil das Vertrauen in andere Kommunikationswege fehlt. Ein Meeting folgt dem nächsten, während die eigentliche, operative Arbeit oft auf der Strecke bleibt. Der Begriff „Sucht“ mag übertrieben klingen, doch zeigt er, wie stark manche Unternehmen von dieser Gewohnheit vereinnahmt werden.

Das Problem dabei: Meetings sind wichtig und sinnvoll, wenn sie zielführend gestaltet sind. Sie dienen der Abstimmung, Problemlösung und Entscheidungsfindung – vorausgesetzt, sie sind gut strukturiert, moderiert und haben einen klaren Zweck. Werden sie jedoch inflationär eingesetzt, verlieren sie an Effektivität und rauben wertvolle Zeit, Energie und Motivation.

Warum kommt es zu so vielen Meetings?

1. Kein Vertrauen in asynchrone Kommunikation 💭

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Themen schriftlich oder über digitale Kanäle zu klären. Stattdessen wird reflexartig ein Meeting angesetzt. Die Gründe dafür können Unsicherheit, mangelndes Vertrauen in die Schriftform oder einfach Gewohnheit sein. Oft ist man überzeugt, dass nur im direkten Gespräch alle Informationen ausreichend beleuchtet werden (können). Vor allem bei emotionalen Themen oder Konflikten ist das auch definitiv der Fall.

2. Kontrolle und Mikromanagement 🫡

In einigen Firmen herrscht eine stark ausgeprägte Kontrollkultur – die im Gegensatz zur Selbstorgansation steht. Vorgesetzte wollen jeden Schritt ihrer Teams überwachen und reagieren schnell mit zusätzlichen Meetings, um „auf dem Laufenden“ zu bleiben. Dabei geht es häufig weniger um echten Informationsbedarf als vielmehr um das Gefühl der Kontrolle. Wer kennt sie nicht, die täglichen Taskforce-Statusmeetings, bei denen vor allem wertvolle Zeit verbraten wird.

3. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten ❓

Wenn in einem Unternehmen nicht eindeutig definiert ist, wer für welche Aufgaben und Entscheidungen verantwortlich ist, kommt es schnell zu Unsicherheit. Die Folge: Jede Kleinigkeit wird lieber in einem Meeting diskutiert, anstatt eigenverantwortlich gehandelt zu werden. Schließlich könnte ja etwas schiefgehen oder jemand anderes betroffen sein. Die Angst Fehler zu machen versteckt sich oft hinter diesem Verhalten. Genaus häufig sind es auch unklar definierte Rollen.

4. Fehlende Entscheidungsfreude 🤯

Entscheidungen zu treffen, erfordert Mut und Verantwortung. Viele Teams oder Führungskräfte scheuen sich davor und möchten lieber alle Eventualitäten im Vorfeld abklären, was in der Praxis zu Meetings ohne Ende führt. Schließlich soll das Risiko minimiert werden, eine falsche Entscheidung zu treffen. Kollegiale Entscheidungen sind grundsätzlich zu begrüßen jedoch ist eine gute und umfassende Vorbereitung notwendig, da nicht alle Meetingteilnehmenden über den selben Informationsstand verfügen.

5. Mangelnde Agenda und Zielsetzung 🎯

Oft werden Meetings einberufen, ohne eine klare Struktur oder eindeutige Ziele zu haben. Wenn nicht von Anfang an feststeht, worüber gesprochen wird und welches Ergebnis man erreichen möchte, kann das Meeting endlos in alle möglichen Richtungen abdriften. Auch hier ist die Gefahr groß, dass man sich zu einem weiteren Termin verabredet, weil im aktuellen Meeting keine klaren Entscheidungen gefällt wurden.

6. Ungesunde Unternehmenskultur 🤒

In manchen Unternehmen gilt es als normal, permanent in Meetings zu sitzen – es signalisiert vermeintliche Wichtigkeit und vielbeschäftigtes Sein. Dabei wird häufig vergessen, dass das eigentliche Ziel Produktivität und Wertschöpfung ist. Wer nicht im Meeting ist, so die unterschwellige Botschaft, scheint nicht wichtig genug oder nicht informiert. Diese Kultur hat große Auswirkungen auf die unterschiedlichsten Bereiche. Die fehlende, zeitnahe Verfügbarkeit verhindert rasches Reagieren und verschleppt sowohl Entscheidungen, als auch kurzfristig notwendige Abstimmungen bei Sachfragen.

Welche Konsequenzen hat Meetingsucht?

• Produktivitätsverlust: Wenn KollegInnen unzählige Stunden in Meetings verbringen, bleibt weniger Zeit, um an Projekten und Vorhaben zu arbeiten. Deadlines werden verfehlt, wichtige Aufgaben müssen warten und die Qualität kann darunter leiden.
• Stress und Frustration: Ein voller Meeting-Kalender hinterlässt Mitarbeitende erschöpft! Das ständige Springen von einem Termin zum nächsten lässt kaum Raum zum Durchatmen. Langfristig sinkt die Arbeitszufriedenheit und die Motivation. Durch Videokonferenzen wird dieser Faktor noch verstärkt.
• Geringe Innovationskraft: In hektischen Umgebungen bleibt selten Zeit für kreative Denkarbeit und Innovationsprozesse. Oft werden Meetings zur reinen Organisation, aber nicht zur gezielten Verbesserung oder Neuerfindung genutzt. Alles passiert hektisch.
• Überfrachtete Informationswege: In zu vielen Meetings verdoppelt sich nicht selten die Kommunikation. Informationen, die an anderer Stelle schon besprochen oder dokumentiert sind, werden wiederholt. Dieses redundante Teilen von Inhalten ist ineffizient und ermüdet die Teilnehmenden. Dokumentation fällt am Ende meistens unter den Tisch, da keine Zeit dafür vorhanden ist.

Fünf Lösungen, um Meetingsucht zu bekämpfen

1. Klare Regeln für Meetings etablieren

Der erste Schritt ist, ein gemeinsames Verständnis darüber zu schaffen, wann ein Meeting wirklich notwendig ist. Hilfreich ist eine einfache Checkliste:

• Gibt es ein klares Ziel oder eine vorbereitete Entscheidung, die getroffen werden muss?
• Wer muss unbedingt anwesend sein, damit eine fundierte Entscheidung getroffen werden kann?
• Ist schriftliche (asynchrone) Kommunikation eventuell effektiver?
• Wer muss definitiv nicht dabei sein?

Eine kurze Checkliste hilft schon enorm, um inflationäre Meetings zu vermeiden.

2. Meeting-Agenda und Zielsetzung im Vorfeld kommunizieren

Spontane Besprechungen ohne Agenda laufen schnell aus dem Ruder. Wird hingegen vorab klar festgelegt, worum es geht, wer ein Thema einbringt und was als Ergebnis erwartet wird, kann das Meeting zielgerichtet durchgeführt werden. Zusätzlich hilft eine klar definierte Zeitvorgabe, um fokussiert zu bleiben. Als Faustregel gilt: Nur wer konkrete Themen auf der Agenda hat, muss unbedingt dabei sein – alle anderen können sich im Anschluss über die Ergebnisse informieren.

3. Alternativen zur Live-Kommunikation nutzen

Gerade in modernen Arbeitsumgebungen gibt es viele Tools, um Informationen schnell und effizient zu teilen, ohne dass alle beteiligten Personen gleichzeitig anwesend sein müssen. Projektmanagement-Plattformen, Videoaufzeichnungen, Chatprogramme oder Wikis ermöglichen asynchrone Kommunikation. So kann jeder im Team eigene Fragestellungen nach seinem Zeitplan beantworten, Informationen aufnehmen und Kommentare ergänzen. Das schafft Freiräume und erhöht die Effektivität, weil alle Beteiligten erst dann aktiv werden, wenn sie wirklich Zeit dafür haben.

4. Selbstorganisierte Entscheidungsfindung fördern

Wenn die Mitarbeitenden wissen, welche Kompetenzen sie haben und wo ihre Verantwortungsbereiche liegen, müssen sie für viele Themen gar nicht erst ein Meeting einberufen. Selbstorganisierte Teams treffen eigenverantwortlich Entscheidungen, die in ihrem Kompetenzbereich liegen. Eine transparente und offen gelebte Fehlerkultur ist dabei essenziell: Fehler werden als Teil des Lernprozesses verstanden, nicht als Grund für Bestrafungen. So entsteht mehr Mut zu Entscheidungen und weniger Bedarf an endlosen Besprechungen.

5. Meeting-freie Zeiten und Timeboxing einführen

Manche Unternehmen haben bereits spezielle Meeting-freie Tage eingeführt – ein Tag in der Woche, an dem keine Meetings stattfinden dürfen. Das klingt radikal, kann aber wahre Wunder bewirken. Mitarbeiter:innen haben so ausreichend Zeit, um konzentriert zu arbeiten, Mails zu beantworten oder kreative Ideen zu entwickeln.
Außerdem hilft Timeboxing: Anstelle einer Standard-Meetingsdauer von 60 Minuten kann man die Zeit auf 15 oder 30 Minuten begrenzen. Das hat einen psychologischen Effekt: Wer weniger Zeit hat, kommt schneller auf den Punkt und verzichtet auf überflüssiges Gerede.

Weitere Tipps für weniger, aber effektivere Meetings

• Rotierende Meeting-Moderation: Ernennt nicht immer die gleiche Person zum Meeting-Host. So lernen alle, wie man Meetings effizient gestaltet, und entwickeln ein Bewusstsein für Zeit- und Themenmanagement.
• Protokoll und To-Dos: Jedes Meeting sollte mit einem klaren Ergebnis enden. Ein kurzes Protokoll (am besten direkt digital) mit To-Dos, Verantwortlichen und Deadlines schafft Verbindlichkeit.
• Ständige Reflexion: Nutzt kurze Retro-Sessions, um über eure Meeting-Kultur zu sprechen. Was läuft gut, was könnte besser werden? So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
• Zielgerichtete Einladungen: Überlegt bei jedem Meeting, wer wirklich teilnehmen muss und wer optional eingeladen werden kann. Optional bedeutet: Wenn die Person möchte oder Zeit hat, kann sie dazukommen, muss aber nicht.

Fazit

Meetings sind keinesfalls schlecht – im Gegenteil: Sie sind ein elementarer Baustein für Austausch, Abstimmung und Entscheidungsfindung in Unternehmen. Und auch eine Möglichkeit für einen Kaffee ☕. Allerdings müssen sie bewusst und zielorientiert eingesetzt werden, damit sie ihren Zweck erfüllen und nicht zur zeitraubenden Pflichtübung verkommen.

Viele Teams tappen in die Falle, jedes Thema mit einer Besprechung erschlagen zu wollen, insbesondere wenn Unsicherheiten, mangelnde Verantwortungskultur oder Kontrollbedürfnisse vorherrschen. Die Folge: „Meetingsucht“, bei der man den Eindruck hat, nie zum „richtigen Arbeiten“ zu kommen.

Die gute Nachricht ist: Es gibt wirksame Mittel und Wege, diese Meeting-Flut einzudämmen. Von klaren Meeting-Regeln und Agenden über gezielte Nutzung asynchroner Kommunikationskanäle bis hin zu selbstorganisierten Teams – all diese Ansätze senken die Anzahl der notwendigen Meetings und erhöhen gleichzeitig die Qualität der wenigen Termine, die wirklich gebraucht werden.

Wer den Mut hat, alte Routinen aufzubrechen und neue Wege zu gehen, wird schnell feststellen, dass weniger oft mehr ist. So bleibt mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben, mehr Raum für Innovationen und eine deutlich höhere Zufriedenheit im Team. Vielleicht steht ja schon bald in deinem Unternehmen ein Meeting-freier Tag an – probier es aus, die Resultate könnten dich überraschen!