Online Workshops funktionieren auch mit dutzenden Teilnehmenden. Wer jetzt noch Angst davor hat, dem möchte ich sie mit diesem Artikel versuchen zu nehmen oder zumindest Lust auf mehr zu machen. 😎 Der Blogartikel ist deshalb etwas ausführlicher und beschreibt die Umsetzung eines virtuellen Open Space mit Teilnehmern verteilt über den ganzen Planeten. 🌍 Konkretes Thema war hier die Weiterentwicklung einer Teamvision und eine Verbesserung der Zusammenarbeit. Los gehts!

Alle Teilnehmenden waren online dabei – teilweise ohne sich jemals persönlich gesehen zu haben. Open Space ist ein schon lange bewährtes Format, dass auch mit weit mehr als 200 Personen problemlos umgesetzt werden kann. Dabei vertrauen wir auf die Teilnehmenden, ihre Kompetenz und kreativen Kraft. Das Ziel dabei ist die gemeinsame Lösung bzw. Bearbeitung komplexer Fragestellungen, wie sie zum Beispiel am Beginn Agilen Transformationen oder ganz generell Veränderungsvorhaben stehen.

Wichtigste Voraussetzung ist nicht wie vermutet die Vorbereitung, sondern die absolut freiwillige Teilnahme. Die eingesetzten Tools waren Zoom (auf die Gründe komme ich noch) und das Onlinewhiteboard Miro. Das Open Space Event war ein voller Erfolg! Aber genug der Theorie. Was hat sich nun bewährt für uns?

Freiwillige Teilnahme und Agile Prinzipien & Werte

Menschen, die sich freiwillig auf eine Sache einlassen werden dafür ihr ganzes zur Verfügung stehendes Potential und ihre Energie einsetzen. Die bedingungslose Freiwilligkeit stellt sicher, dass nur jene kommen, die auch wirklich einen Beitrag leisten wollen und dann auch werden. Neben dem klaren Hinweis auf die Freiwilligkeit (ohne Sanktionen bei Nichterscheinen) wurde auch das übergeordnete Thema des Open Space (z.B. Agile Transformation) klar kommuniziert und erklärt. Verschickt wurde das Ganze einige Wochen vorab vom Sponsor des Open Space via Mail.

Daneben gab es eine simple Regel: Jede Maßnahme ist erlaubt, so lange sie dem Geist der Agilen Werte & Prinzipien folgt.

Keep it simple und Onboarding

Die zwei erwähnten Tools – Zoom + Miro Whiteboard – reichen meist und funktionieren sehr gut. Im Vorfeld noch der Mailclient der Wahl – hier Outlook. Die eingesetzten Tools waren so niederschwellig wie möglich eingerichtet. Zusätzlich gab es ein kurzes „Onboarding“ vor dem eigentlichen Workshop inkl. Toolcheck. Dieser enthielt interaktive Elemente , um die Tools spielerisch kurz kennenzulernen. Startschwierigkeiten ließen sich so verhindern.

Alle TeilnehmerInnen verwendeten aktivierte Webcams, um so die Interaktion zu erleichtern und um sich gegenseitig buchstäblich ein Gesicht zu verleihen. Neben dem Toolcheck 🛠 wurden auch die Funktionsweise von Open Space und den damit verbundenen, wenigen Regeln erläutert und Fragen dazu beantwortet. Und dann ging es auch schon los – ohne weitere Einmischung oder Steuerung.

Umfassende Vorbereitung des verwendeten Whiteboards und Generalprobe Breakoutrooms

Für jedes Subthema wurden vorab sog. Breakouträume in Zoom und Arbeitsbereiche am Whiteboard in Miro erstellt. Damit wurden physische Räume simuliert. Die Diskussionen und Ergebnisse wurden an den Boards mithilfe von Lean Coffee strukturiert moderiert, bearbeitet und dokumentiert. Zoom erlaubt die Nutzung von dynamischen Breakout-Rooms. Anders als bei MS Teams konnten die Teilnehmer selbst zwischen den vorbereiteten Räumen wechseln. Jeder Raum war vollständig selbstorganisiert. Daneben gab es auch einen „Kaffeeraum“ in den sich Teilnehmer zur persönlichen Pause zurückziehen und mit anderen ungestört plaudern konnten.

Fokus auf Visualisierung  und die Tools ausreizen

Erlaubt ist, was funktioniert! Wir Menschen sind visuelle Wesen. Farben, Memes, Videos oder Bilder lockerten die Boards auf und machten es einfacher zu guten Ergebnissen zu kommen. Je mehr Visualisierung, umso besser. Text wurden nur dort eingesetzt, wo es unbedingt notwendig war. Die Tools bieten tolle Möglichkeiten zur sozialen Interaktion. Seien es Emojis, Umfragen oder Timer. Sehr vieles wurde genutzt und ausprobiert…keine Scheu vor Experimenten!

Aufteilung in Arbeitsphasen und Pausen inkl. kurzer Feedbackrunden (ggf. via Zoom)

Das Open Space wurde in mehrere Arbeitsphasen und Pausen strukturiert. Die Arbeitsphasen dauerten jeweils 90 Minuten. Zwischen den Arbeitsphasen waren Pausen und kurze Feedbackrunden eingeplant. Alles andere war selbstorganisiert durch die Teilnehmenden.

Am Ende aller Arbeitsphasen wurden die Ergebnisse der einzelnen Sessions durch die Sessionowner oder andere Teilnehmer allen anderen präsentiert und diskutiert. Fragen wurden so rasch geklärt. Am Ende standen gemeinsam operationalisierte Maßnahmen, um beim übergeordneten Thema voran zu kommen. Die Maßnahmen wurden von allen mitgetragen, da jede und jeder eingebunden war. Ein unschätzbarer Vorteil von Open Space!

Professionell aber durchaus mit Humor an die Sache herangehen

Völlig egal ob remote oder onsite – Open Space soll und darf Spaß machen. Mit Humor werden Menschen kreativer, lockerer und mutiger. Daher wurde auch hier die Moderation, Visualisierungen, Interaktionen so gewählt, dass es nur nie bierernst zuging. Gerade Memes bzw. die Internetkultur bieten hier vielfältige Möglichkeiten. 😉

Abschluss

Den Abschluss des Open Space bildete eine freiwillige und lockere Erkenntnis- bzw. Feedbackrunde 🪑 aller TeilnehmerInnen. Die gesammelten Ergebnisse inkl. vereinbarten Maßnahmen des Open Space wurden anschließend vom Sponsor via Mail an alle Teilnehmenden verschickt. Auch dadurch wurde die Relevanz des Events deutlich gemacht – und auch hier wurden die Maßnahmen nicht delegiert, sondern freiwillig von wirklich Interessierten übernommen. Die Umsetzung war so garantiert und erfolgte ebenso agil, wie das Event.

Fazit

Online Open Space funktioniert und ist effizienter, als onsite Veranstaltungen, wenn sie professionell und gut durchdacht vorbereitet werden. Das Manko der fehlenden persönlichen Anwesenheit wird durch den Einsatz von Webcams, der geringeren Gesamtdauer und vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten deutlich reduziert. Die Menschen werden abgeholt und niemand bleibt alleine. Und der Spaß kam auch nicht zu kurz – gerade bei so intensiven Workshop enorm wichtig. 🥳 Das interaktive und selbsorganisierte Format schafft Raum und Möglichkeiten echte Veränderungen herbeizuführen. Deshalb darf es auch nicht nur bei einem Open Space bleiben. Hier gilt mehr den je: Einmal ist (fast) keinmal.

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