Agile Budgets – aber richtig!

Budgets benötigen wir auch in der agilen Welt. Wir nennen sie einfach Agile Budgets. Der variable Inhalt erfordert eine andere Herangehensweise auch bei der Planung der Kosten. Neben den verschiedenen Budgetypen werde ich dir auch Möglichkeiten aufzeigen, um Scrum-Teams oder ganz allgemein agile Vorhaben auf der finanziellen Seite zu planen. 

Heute geht es um das liebe Geld.  Wie funktioniert eigentlich eine Kostenplanung in der agilen Welt und wie kannst auch du deine Budgets bei variablen Inhalten einhalten? Das schauen wir uns an. Also los geht’s! 

Hi, ich bin Günter von agipro-consulting. Heute geht es um ein Thema, das vielleicht etwas unterrepräsentiert ist, aber nichtsdestotrotz höchste Wichtigkeit besitzt. Es geht um Budgets – ein vielleicht nicht ganz so beliebter Begriff. 
Nichtsdestotrotz müssen auch agile Projekte, agile Vorhaben, agile Transformationen irgendwie bezahlt werden. Wie man das Ganze angehen kann und welche Tipps ich für dich habe, das werden wir uns heute gemeinsam anschauen. 

Vielleicht gleich zu Beginn: Agil bedeutet, sich aktiv und ganz bewusst für einen variablen Scope zu entscheiden. Das bedeutet nicht, dass du keine Eingriffsmöglichkeiten hast. Das bedeutet nicht, dass du und deine Firma, deine Abteilung oder deine Organisation im Chaos versinkt – ganz im Gegenteil.  

Das dabei zugrunde liegende Problem ist das vom Projektmanagement bekannte Dreieck. Du kannst dich vielleicht erinnern: Es besteht aus Inhalt, Kosten und Terminen. Leider, und das sehe ich sehr häufig, wird in der Praxis dieses Dreieck zu einem eisernen Dreieck. Was heißt eisernes Dreieck? Alle drei Variablen sind fix. Wir alle wissen, dass es nicht möglich ist, ein Projekt umzusetzen bei dem Inhalt, Termine und Kosten, vielleicht auch noch höchste Qualität fixiert sind. Das ist schlicht und ergreifend nicht machbar. Aber warum wird es trotzdem gemacht? 

Es gibt wohl offensichtlich den Bedarf nach psychologischer Sicherheit. Nichtsdestotrotz, und das muss man einmal ehrlich aussprechen, sind die Projekte, die so geplant werden in den allermeisten Fällen von vorhinein zum Scheitern verurteilt. Darum möchte ich dir gleich vorweg eines mitgeben: Agilität ist wichtig. Agilität ist notwendig in Branchen, in Feldern, wo ein hoher Marktdruck herrscht, wo ein hohes Tempo gefordert ist. Umgekehrt arbeitest du vielleicht in einem stabilen Umfeld, in einem stabilen Markt, indem Geschwindigkeit nicht unbedingt das größte Kriterium ist. Überlege dir sehr gut, ob du mit agilen Methoden arbeiten möchtest.  

Nicht, weil agile Methoden schlecht sind – ganz im Gegenteil. Allerdings erfordern sie auch eine gewisse Veränderungsbereitschaft – und zwar eine ziemlich große Veränderung innerhalb der Organisation und auch in der Kultur des Unternehmens. Das passiert nicht von heute auf morgen. Genau das gleiche Thema haben wir auch bei der Frage der Budgetierung.  
Worauf ich heute nicht eingehen möchte, sind Portfolio-Techniken. Es gibt durchaus in dem einen oder anderen agilen skalierten Framework Vorschläge, wie ein Portfolio gemanagt werden kann. Das soll heute aber nicht unser Thema sein. 

Festpreis in Projekten 

Welche Budget-Varianten gibt es nun? Vielleicht beginnen wir damit, um dich einfach mal abzuholen – ein kleiner Recap, ein kleiner Refresh. Grundsätzlich, und das ist die Standard-Vorgehensweise bei Projekten, gibt es den sogenannten Festpreis. Das Festpreisangebot, bei dem zumindest der Preis einmal fixiert ist, ist sehr oft aber auch der Inhalt und im schlechtesten Fall auch der Termin. 
Jeder wünscht sich das, du wünscht dir das genauso wie ich, dass du genau weißt, was du am Ende des Tages für dein Geld bekommst. Das ist nur menschlich und natürlich. Das funktioniert auch bei Dingen, die schon vielleicht das eine oder andere Mal durchgeführt wurden. Oder es funktioniert vielleicht bei der einen oder anderen manuellen Tätigkeit. 

Wo es mit Sicherheit nicht funktioniert, ist in der Wissensarbeit. Dort wissen wir aus tausenden und abertausenden Projekten, aus zig Studien und schlicht und ergreifend auch aus der persönlichen Erfahrung heraus, dass diese Projekte von Anfang an unter einem schlechten Stern stehen.  

Natürlich hat der Festpreis auch Vorteile. Du als Kunde gibst die Kontrolle, wenn das Projekt beispielsweise extern vergeben wird komplett an deinen Lieferanten ab. Du musst dich also nicht um Kontrolle oder um die Einteilung der Mitarbeiterinnen etc. kümmern. Das bedeutet für dich, du hast kaum Risiken, weil er auch der Preis fixiert ist und möglicherweise auch der Termin.  

Nachteile des Festpreises 

Es gibt allerdings auch gravierende Nachteile. Fangen wir gleich mit dem Thema Kontrolle an: Nachdem du ein Festpreisangebot angenommen hast, übergibst du die Verantwortung dem Lieferanten und im schlechtesten Fall seht ihr euch erst nach ein paar Monaten wieder. Du hast also nie die Möglichkeit oder die Chance ein Zwischenprodukt zu sehen oder wirklich einzugreifen. 

Das heißt, wenn sich ein Marktumfeld ändert, wandeln sich die Wünsche der Kunden ab und somit die Anforderungen. In diesem Fall ist das nur mittels schwergewichtiger sogenannten Change Requests, wenn überhaupt, umsetzbar. Meistens werden sie die dann sehr teuer verbucht und verrechnet.  

Ein weiterer großer Nachteil ist, dass du eine sehr hohe Vorbereitungszeit einkalkulieren und einpreisen musst. Warum? Kein Lieferant, egal, ob intern oder extern wird ein Angebot oder ein Lastenheft annehmen, wenn es nur sehr grob formuliert ist, aber gleichzeitig mit einem fixen Preis etikettiert werden soll. Das wird nicht funktionieren. 

Deshalb brauchst du eine lange Vorlaufszeit. In dieser Zeit hat vielleicht ein Konkurrent schon dein Unternehmen mit einem anderen Produkt überholt. Das ist ein ganz gravierender Nachteil des Festpreises. 

Und dann der letzte gravierende und vielleicht der größte Nachteil: Festpreise werden immer mit Puffer berechnet. Nachdem nicht klar ist, was genau im Umfang sein wird, nachdem nicht genau bekannt ist, was alles getan werden muss, wird jeder Lieferant einen Puffer einpreisen, den du natürlich zahlst. Unabhängig davon, ob er genutzt wird oder nicht.  

Time and Material (T&M) 

Die zweite Variante einer Budgetierung des Projekts, ist das so genannte „Time and Material“ Modell (T&M) – sprich, es wird nach Aufwand verrechnet. Das heißt du zahlst für die Stunden, die zusammenkommen und für die Ressourcen, die benötigt werden. Das können jetzt Räume, Lizenzen etc. Sein, ohne, dass du zu Beginn genau weißt, wie hoch diese Kosten sein werden. Da kommen wir auch schon zum ersten Nachteil: T&M Projekte erfordern ein sehr genaues, kontinuierliches Controlling, die starke Involvierung von dir als Kunden und auf der anderen Seite ein sehr transparentes Reporting auf Seite des Lieferanten.  

Die ganz klaren Vorteile von T&M ist die Transparenz, die sehr einfache Handhabung. Du bekommst monatlich eine Abrechnung von Änderungswünschen oder Changes. Das ist sehr leicht realisierbar, weil du ohnehin alles separat zahlen musst.  

Nachteile, wie schon kurz angerissen: Die Kosten können theoretisch explodieren, weil es ja nach obenhin keine Grenze gibt. Das ist der Unterschied zum Festpreis. Das heißt die Verantwortung liegt hier, im Gegensatz zum Festpreis, wieder beim Kunden und nicht beim Lieferanten. Du bezahlst also de facto Zeit und nicht Leistung! Es gibt noch den sogenannten Werkvertrag, der aber eher unter die Kategorie des Festpreises zu verorten ist.  

Agile Budgets 

Kommen wir zum eigentlichen Punkt. Wie kannst du Agile Budgets aufsetzen, für zum Beispiel Scrum Teams oder agile Transformationen, die sich im Vorhinein kaum oder nur äußerst rudimentär voraussagen lassen? Hierbei muss eines zu Beginn erwähnt werden: In der agilen Welt in der wir mit Iterationen, wie zum Beispiel Sprints arbeiten, fügt jeder Sprint einen gewissen Mehrwert hinzu. Das ist auch wieder ein großer Unterschied zum Festpreis, wo du möglicherweise erst am Ende das ganze Produkt bekommst. 

In der Extremform heißt das, du hast vielleicht Monate lang keine Informationen, außer etwaige Reports – die wie wir alle wissen, ja nicht immer unbedingt der Wahrheit entsprechend müssen. Aber du siehst nie das fertige Produkt. 

In der agilen Welt hast du in jeder Iteration die Möglichkeit dir ein Zwischenergebnis anzusehen, dass im Idealfall auch einsetzbar ist. Das heißt, das Risiko wird massiv verringert. Allerdings erkaufst du dir dieses Risiko mit einer geringeren Planbarkeit. Ganz kurz: diese Planbarkeit ist ohnehin virtuell. Auch in einem Festpreisprojekt gibt es dieses Risiko der Unplanbarkeit, nur wird es hier nicht via laufendes Feedback und Iterationen abgefedert, sondern schlicht und ergreifend mit Puffer und höheren Kosten. 

Team-Preis 

Die Budgetierung eines agilen Teams, gehen wir jetzt mal von einem Scrum Team aus, ist im Grunde genommen recht einfach. Du lässt dir von deinem Lieferanten – wieder egal ob intern oder extern – die Kosten dieses Teams pro Woche geben. Wenn wir davon ausgehen, dass das Team pro Woche z.B. 10.000 Euro kostet, kostet ein zweiwöchiger Sprint 20.000 Euro. Dann weißt du, wenn ich zum Beispiel zehn Sprints lang auf dieses Team oder deren Leistung zugreifen möchte, kostet dich das 10 mal 20.000 Euro, also 200.000 Euro. 

Was du für diese 200.000 Euro bekommst, das ist natürlich von Beginn an nicht hundertprozentig definiert. Auch hier wieder die Schlagwörter Transparenz und Ehrlichkeit: Das weißt du auch bei einem Festpreisangebot, beziehungsweise Festpreisprojekten nicht. Aber im Unterschied zum Festpreis hast du bei einem Scrum Team z.B. die Möglichkeit nach jedem Sprint das Zwischenprodukt anzusehen. 

Daneben obliegt dir als Kunde die Priorisierung. Das heißt Änderungen sind Teil des Spiels. Es gibt kein Change Requests, keine schwergewichtigen Prozessabläufe, sondern wenn du im Review als Kunde sagst, dass das oder jenes nicht gefällt oder etwas anders gerne hättest, dann ist das kein Problem. Es wird im nächsten oder übernächsten Sprint, je nach Priorisierung, einfach umgesetzt.  

Das heißt es vereinfacht dir das Leben enorm – auch da wieder: Du musst dich darauf einlassen, dass du zwar weißt, wie viel Geld ausgeben wirst und auch wie lange dein Projekt dauern wird – zum Beispiel diese zehn Sprints – aber du weißt nicht hundertprozentig, was du am Ende bekommen wirst. Was du zu 100% weißt ist, dass du alle zwei Wochen ein verwendbares Ergebnis erhältst. Das ist in der Qualität etwas völlig anderes wie nach monatelanger Entwicklung etwas zu bekommen das vielleicht schon veraltet ist und gar nicht eingesetzt werden kann, weil dann ist das ganze Geld verloren. 

Agiler Festpreis 

Es gibt noch eine hybride Lösung. Das ist ein scheinbarer Widerspruch in sich, der sogenannte agile Festpreis. Worum geht’s hier im Detail?  
Wenn du nicht unbedingt von Anfang an sozusagen die „Katze im Sack“ kaufen möchtest und dich nur auf grobe oder gröbste Angaben verlassen möchtest, beziehungsweise Sprints einkaufen willst, dann gibt es die Möglichkeit, dass du gemeinsam mit deinem Einkauf und Lieferanten den Weg des agilen Festpreises beschreitest.  

Das heißt, ihr einigt euch im ersten Schritt auf eine gemeinsame Vision des Produkts, auf ein gemeinsames Product Goal, wie in meinem Video über den Scrum-Guide beschrieben. Diese Vision ist dann die Basis für ein, zwei, drei Epics, sprich auf sehr grober Ebene, die allerdings vollständig definiert werden, das heißt diese Epics umfassen das gesamte Produkt, aber nicht jedes Detail. Es soll also kein Pflichtenheft sein.  

Im nächsten Schritt würdest du dann her gehen und gemeinsam mit dem Lieferanten oder mit deinem internen Kollegen ein Epic in User Stories herunterbrechen und diese User Stories exemplarisch definieren. In einem anschließenden, gemeinsamen Workshop mit deinem Lieferanten würdet ihr versuchen, das komplette Produkt zu definieren – aber wie gesagt, auf einer sehr hohen Flughöhe. Und was ihr zusätzlich definiert, ist eine sogenannte Introduction oder Checkpoint Phase. In dieser Checkpoint Phase wird nach einem T&M Modell gearbeitet. Das heißt, das ist so etwas wie eine Kennenlernphase, bei der du und dein Lieferant euch besser kennenlernt und euch anseht, ob die Schätzungen, die ihr bis jetzt abgegeben habt, valide sind und ob die Zusammenarbeit funktioniert. Das darf nicht vergessen werden. Diese Checkpoint Phase kann mehrere Sprints umfassen und am Ende wisst ihr: funktioniert es oder funktioniert es nicht.  

Zusätzlich habt ihr in dem zuvor beschriebenen Workshop auch gemeinsam definiert, wie ein indikativer Festpreis aussehen kann. Das heißt ein sehr grober Festpreis auf Basis der bisher geschätzten Items. Nach der Checkpoint Phase setzt ihr euch wieder zusammen und seht euch an, wie es funktioniert hat. Dann kannst du gemeinsam mit dem Team und dem Lieferanten definieren, was wirklich im Projekt Scope enthalten sein wird. Dann ist dein Lieferant auch in der Lage, ein Festpreisangebot auf Basis dieser Checkpoint Phase zu definieren.  

Eine sehr gängige Option, die gerne gewählt wird, ist das sogenannte Risk Sharing. Es geht dabei darum, wie der Name schon verrät, das Risiko auf beide Parteien – Leistungsempfänger/Leistungserbringer – aufzuteilen. Das heißt auch hier wieder: gemeinsame Definition, wie werden die Kosten der Introduction beziehungsweise Checkpoint Phase aufgeteilt und was passiert, wenn diese Kosten überschritten werden.  

Beispielsweise, wenn die initial geschätzten User Stories sich als doch komplexer erweisen als ursprünglich gedacht. Möglich ist hierbei zum Beispiel, dass dein Lieferant die Kosten beispielsweise 50-prozentig überschreiten. Ab dann werden die Folgekosten zwischen dir und deinem Lieferanten aufgeteilt. Ein sehr faires Modell, das allerdings schon ein gewisses Vertrauen voraussetzt. 

Verschiedene Varianten 

Fassen wir also noch mal zusammen welche Möglichkeiten du hast:  

Ein Festpreisangebot, bei dem du vorab definierst, was du für dein Geld bekommst, Time and Material, bei dem du nach Aufwand zahlst. Dann das rein agile Budgetieren, wo die Kosten des Teams pro Iteration, pro Woche, pro Zeiteinheit hochgerechnet werden. Außerdem gibt es den Scope, der komplett variabel ist oder der agile Festpreis, bei dem ein Teil des Scopes vorab gemeinsam bearbeitet und anschließend die Checkpoint Phase verlässt. Hier können die Kosten in eine Festpreis Phase wechseln. 

Achte bei Festpreisangeboten darauf, was du wirklich bekommst. Festpreisangebote – und das ist meine Überzeugung – sind eine Einladung zum Betrug, zum Fake Reporting, Lügen, Betrügen etc. Also nicht unbedingt ideal. Hier ist völlig klar: Es weiß niemand, wo die Reise im Detail hingeht. Also müssen diese Risiken schlicht ergreifend eingepreist werden.  

Ergänzend zur Ehrenrettung des Preis-Modells: Der Festpreis wird zu einem Zeitpunkt unterzeichnet, bei dem das geringste Wissen vorhanden ist. Das heißt alle beteiligten Parteien haben viel zu wenig Wissen über das gemeinsame Projekt, über das gemeinsame Vorhaben, um einen solchen Festpreisvertrag zu unterzeichnen. 

Wie wirkt sich ein agiles Budget, unabhängig davon, ob vollständig agil oder ein agiler Festpreis verwendet wird, auf deinen Führungsstil aus? Du hast es dir vermutlich selbst schon gedacht, dieses Vorgehen erfordert ein sehr hohes Maß an Vertrauen in deinem Lieferanten. 

Das heißt, wenn du mit deinem Lieferanten noch nie zusammengearbeitet hast, wäre es auf jeden Fall ratsam, ein kleines Pilotprojekt oder ähnliches durchzuführen, um sich gegenseitig noch besser kennenzulernen, bevor man etwas größeres angeht. Daneben wird das Thema kooperative und konsensuale Führung noch wichtiger.  

Du musst, wenn du nicht unbedingt selbst der Leistungsempfänger bist, sondern vielleicht für interne Fachabteilungen entwickeln lässt, diese Fachbereiche und Kunden noch stärker ins Boot holen und noch stärker an ihre Verantwortung erinnern, dass sie genauso Feedback zu geben haben und du diese Leistung nicht alleine erbringen kannst. Das heißt diese laufende Einbeziehung der Stakeholder ist zwingend erforderlich.  

Darüber hinaus muss auch das Thema Veränderung positiv gesetzt werden. Das erfordert wiederum einen Wechsel im Mindset. Soll heißen: Veränderungen sind nicht böse, wir brauchen keine Change Requests, Änderungen sind nicht teurer, weil sie ohnehin Teil des Spiels sind. Erinnern wir uns vielleicht an die agilen Werte: „Reagieren auch Veränderungen mehr als das Befolgen eines Plans“ und „Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlungen“. 

Also auch hier kommen die agile Werte ganz stark zum Tragen. Wenn du sie verinnerlicht hast, ist das ganze deutlich einfacher. Was kannst du als Führungskraft tun? Du kannst die Rahmenbedingungen in deinen Teams schaffen und du kannst diese Möglichkeit auch beispielsweise, wenn es einen zentralen Einkauf gibt, dort versuchen zu vermitteln. 

Veränderungen in der Organisation 

Das führt zu einer Veränderung in der Organisation. Die vermutlich am stärksten betroffene Organisationseinheit von agiler Budgetierung, ist der Einkauf. Er muss seine Herangehensweise völlig umstellen. Es gibt keine sogenannten „fire and forget“ Angebote mehr und die Vergleichbarkeit der Angebote wird deutlich erschwert. Hier muss man sich von Fall zu Fall überlegen, wie man das Ganze aufsetzen möchte.  

Fakt ist aber, der Einkauf muss sich wesentlich stärker und deutlich mehr einbringen als bisher bei den üblichen Festpreisangeboten. Und wie schon erwähnt, deine Stakeholder, deine Endkunden müssen sich auch einbringen wollen. Es bringt leider überhaupt nichts, wenn du mit deinem Lieferanten einen agilen Vertrag vereinbarst, ein agiles Budget aufsetzt, dass dann letztendlich von einem agilen Team abgearbeitet wird, wenn auf der anderen Seite nicht das Bewusstsein, nicht der Wunsch oder auch nicht der Wille vorhanden ist, sich als aktiv als Kunden einzubringen. 

Zusammenfassung und Fazit 

Du siehst also: alles keine Rocket Science. Agile Budgetierung unterscheidet sich nicht so sehr von der klassischen Budgetierung. Größter Unterschied ist zusammengefasst, dass du keinen Scope vorab vorgibst und dir einen Preis dafür geben lässt, sondern eher umgekehrt. Du definierst eine bestimmte Summe, möglicherweise einen definierten Termin (das heißt Zeit und Kosten sind fix) aber der Inhalt ist variabel. Das heißt, du weißt von Beginn an nicht genau, was du für dein Geld bekommst. Das spielt aber keine Rolle im wahren Leben, weil du jederzeit die Möglichkeit hast, Anforderungen anzupassen – du hast laufend Zugriff auf Zwischenergebnisse, bist deshalb immer Herr oder Herrin der Lage. Wenn du mehr über dieses Thema wissen möchtest, dann kontaktiere mich gerne direkt.